Category Archives: Formatage

Utilisation des styles (Excel 2000-2003)

  By site admin | 21/11/2009 - 05:29 | Formatage, Impression
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Voici une fonctionnalité qui a été mise en avant sous 2007, mais qui est relativement peu utilisée – à tort – sous Excel 2000-2003.

Un peu comme dans les styles sous Word, l’idée est de modifier un style une fois et toutes les cellules formatées avec ce style seront automatiquement modifées.

Créons par exemple 4 nouveaux styles, pour la saisie de données, pour les titres en lien avec la saisie de données, pour les zones de formules et pour les titres en lien avec ces zones de formules.

Tout d’abord, allez dans le menu Format, puis choisir Styles.
Tapez le nom du nouveau style, par exemple SaisieDonnées1
Puis cliquez sur Format et dans chacun des onglets définissez le format que vous désirez:
excel-2003-styles

Note : Il vaut mieux sélectionner une cellule vide non formatée pour créer un nouveau style.

On peut ensuite changer le style pour que toutes les cellules soient ensuite modifiées en une seule fois :
excel2004-titres-et-donnees

Avec un peu de pratique, cette fonctionnalité est très pratique pour modifier l’intégralité d’un document en 3 clics !

A bientôt

Gaetan Mourmant

Utilisation des styles (Excel 2007)

  By site admin | 21/11/2009 - 05:04 | Excel 2007, Formatage
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Une fonctionnalité un peu cachée d’excel 2003 a été mis en avant dans la nouvelle version, il s’agit des styles.

Pour ceux qui sont familiers avec les styles de titre de Word (très pratique pour rédiger de longs documents), les styles d’excel fonctionnent sur le même principe.

Pour les activer, allez simplement dans l’onglet Accueil et cliquez sur le bouton Style de cellules:

excel-style

Une fois le style appliqué, on peut ensuite le modifier très facilement avec un clic droit sur le titre :
excel-style-2

On peut ensuite modifier le style directement. On notera que les cases à cocher correspondent aux onglets de l’onglet format.

excel-style-modification

Ainsi, toutes les cellules formatées avec ce style sont changées automatiquement (on a ici modifié deux cellules):

formules-donnees-changement

Avec un peu de pratique, cette fonctionnalité est très pratique pour modifier l’intégralité d’un document en 3 clics !

A bientôt

Gaetan Mourmant

Personnaliser l’affichage d’un résultat

  By site admin | 15/11/2009 - 19:48 | Formatage, Formules et fonctions
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Dans mon post précédent (http://www.xlerateur.com/?p=404), j’ai présenté une utilisation particulière du format.

Voici un exemple plus simple d’utilisation de ce format :
Au lieu d’afficher le résultat formaté avec un $, on peut inclure ce résultat dans une phrase.

Ainsi, la cellule C2 a la valeur 12, mais affiche une phrase complète reprenant ce résultat:
“Vous avez acheté” 0 “pommes”

Pour accéder au format de la cellule : CTRL + 1, puis choisir l’onglet Nombre.

format-personnalise

Evidemment, vous pouvez personnaliser à loisir cette fonctionnalité.

A bientôt.

Cela faisait longtemps que…

  By site admin | 15/11/2009 - 19:36 | Formatage
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je n’avais pas été impressioné par une nouvelle fonctionnalité d’Excel (ou plus exactement un ‘truc’ vraiment très chouette et potentiellement très utile).

En effet, l’objectif personnel de ce blog, en plus de partager ces informations, est de me permettre de découvrir constamment de nouvelles fonctionnalités ou nouvelles façons d’utiliser celles-ci.

En voici une qui mérite le détour (trouvé sur l’excellent site anglophone : http://www.dailydoseofexcel.com/archives/2009/10/12/numbers-in-disguise/#comments )

L’idée est relativement simple, il s’agit d’utiliser un format spécifique pour ‘masquer’ la valeur d’une cellule (CTRL+1/onglet Nombres pour modifier le format d’une cellule). Cela donne donc un résultat comme celui-ci, où la valeur de la cellule est 12, mais où l’affichage est “Poire”:

format-texte-nombre

Maintenant, à quoi cela peut il bien servir ?!

Une des utilisations serait dans une validation :
– Définir de la même façon 4 cellules avec des formats différents (ici des noms de fruits)
– Choisir ensuite Données-Validation et faire référence à ces 4 cellules en choisissant une liste:

Validation

Ainsi, en mettant 1,2,3 et 4 dans les cellules A2 à A5, en choisissant banane, la cellule prend alors la valeur 3.

Evidemment, on peut faire la même chose (et il vaut certainement mieux utiliser cette méthode, qui est plus claire) avec un equiv lié à cette liste pour renvoyer le numéro lié au fruit. Mais connaître cette alternative peut s’avérer utile.

Il reste cependant que cette fonctionnalité, de par son côté très “caché” est potentiellement dangereuse, donc à manipuler avec soin.

Avez vous déjà utilisé cette fonction ?
Voyez-vous d’autres applications?

A bientôt.

Gaetan

Top 10 de mes fonctionnalités préférées, les connaissez-vous ?

  By site admin | 30/10/2009 - 02:21 | D'autres sites, Dates et heures, Divers, Excel 2007, Excel 2010, Formatage, Formules et fonctions, Général, Graphiques, Hors-sujets, Raccourcis clavier, Tableaux croisés dynamiques, Utilitaires, VBA
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Un post récapitulatif pour mes 10 fonctionnalités préférées sur Excel !

On va la faire à la MTV, en commençant par la fin !

10 – Les connecteurs pour dessiner efficacement et proprement
- Utilisation des connecteurs pour créer rapidement des dessins sur Excel :
2000 à 2003 : Affichage de la barre d’outils Dessin, puis :
connecteurs
2007 : dans l’onglet Insertion, sous “formes”. A noter que l’outil est beaucoup plus facile à utiliser sur 2003 que sous 2007 !
top-10-Excel-2

9-Copier une plage comme une image
Très utile pour copier des tableaux ou des graphiques comme des images (par exemple pour les coller ensuite dans powerpoint), voici la procédure :
2000-2003 : touche MAJ appuyée, puis Edition et choisir Copier une image…
2007 : Onglet Accueil, puis coller, en tant qu’image… et choisir copier comme image (au niveau de la logique MS, ca ressemble au bouton démarrer pour arrêter windows XP ;-) )
A-top-10-Excel-4

8-Ajuster les pages pour l’impression
Bien que relativement bien connu, cette astuce est néanmoins incontournable dès lors que l’on veut imprimer des tableaux. On peut ainsi laisser vide le nombre de pages en hauteur pour n’avoir qu’un ajustement sur la largeur !
top-10-Excel-3

7a-Créer très rapidement une série de noms
A partir des noms de lignes ou de colonnes d’un tableau, on peut ainsi très rapidement créer une série de noms.
2000-2003 : Menu Insertion, Noms, Créer…
A-top-10-Excel-5
2007 : Onglet Formules (et non plus insertion comme sous 2003), Créer à partir de la sélection:
A-top-10-Excel-6

7b-Toujours dans les noms, coller une liste avec leurs adresses
Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut bien sur que des noms aient été créés!
2000-2003 : facile d’accès : Insertion, nom, coller une liste
A-top-10-Excel-7
2007 : c’est très bien caché, car le nom de la fonctionnalité a été changé :
A-top-10-Excel-8

6-validation et zone nommée
C’est une astuce que j’utilise fréquemment pour faire référence à une liste se trouvant dans une autre feuille :
1- Nommer la liste (2000-2003: insertion, noms, définir / 2007: onglet formules, gestionnaire de noms)
2- Dans données validation, choisir liste et faire référence au nom:
A-top-10-Excel-9

5- Quelques fonctions favorites
Evidemment, on ne peut éviter sommeprod, qui peut compléter adéquatement somme.si, lorsqu’on doit gérer plusieurs critères. Dans Excel 2007, il faut aussi regarder somme.si.ens qui fonctionne sur le même principe.
J’adore aussi Decaler,notamment en lien avec des noms dynamiques (voir plus bas).
Finalement, les fonctions index et equiv et leurs combinaisons (à la place de recherchev).

4-Les tableaux croisés dynamiques
Si vous ne les connaissez pas et que vous utilisez des listes de données (une table dont la première ligne contient les en-tête pour chaque colonne), c’est un outil incontournable pour l’analyse. je n’ai pas le temps de développer ici (ca prendrait un cd complet !), mais voici l’instruction de base :
2000-2003 : Données – Rapport de tableaux croisés dynamiques
2007 : Insertion – Rapport de tableaux croisés dynamiques
On fait ensuite glisser les champs aux emplacements désirés (en champs de lignes, de colonnes, de données ou encore de pages pour filtrer les données).

3- Les noms dynamiques
Il s’agit de créer des noms avec la fonction DECALER qui permettent de s’ajuster aux données. Par exemple, créer un nom pour faire référence à la table contenant les données alimentant un tableau croisés dynamique.
On peut aussi utiliser des noms dynamiques pour des images ou encore pour des listes.
Pour un cours complet sur ces utilisations : cliquez ici

2- 2007 seulement – la punaise sur le nom du fichier
Uniquement sur 2007, en cliquant à droite du nom du fichier à partir du bouton office, on garde en permanence les fichiers qu’on utilise le plus.
Sous 2003, on peut aussi créer des raccourcis vers les fichiers les plus utilisés (dans l’explorateur windows), mais c’est moins rapide et intuitif.

1-Les raccourcis-clavier incontournables
Certainement l’astuce permettant de gagner le plus de temps, le raccourci-clavier:
ALT : en dessinant, qui permet de caler l’image sur les bords de la cellule
F4 : répéter la dernière action
F4 : dans une formule, ajouter/supprimer des $
F3 : dans une formule (ou ailleurs), insérer un nom. Aussi utile dans validation ou mise en forme conditionnelle
CTRL + G, U, I : respectivement Gras, Souligné (Underlined) et Italique
ALT + F11 : afficher VBE
CTRL + Entrée : en éditant une formule, ca permet de recopier sur toute la plage sélectionnée
CTRL + ; : : insérer la date et l’heure
Encore plus sur ce sujet : ici

Et voilà, bravo si vous avez tout lu !
Si vous avez votre propre liste (de 5 ou 10) ou que vous voulez compléter celle-ci, n’hésitez pas !

A bientôt.

Gaetan

Mettre en rouge les cellules modifiées

  By site admin | 18/7/2009 - 23:49 | Formatage, VBA, Vidéos
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Cette question provient d’un de mes utilisateurs, et comme elle est suffisament générale, voici ma réponse !
L’objectif consiste à suivre les changements effectuées sur une feuille de calcul (ici la feuil1 uniquement), en mettant en rouge les cellules concernées.

Vous pouvez consulter un exemple ici

L’idée générale est de capturer l’événement de modification de la feuille et de changer ensuite le format de la cellule concernée.

Voici la procédure en vidéo, et en dessous, la procédure en texte et image.
Sous Excel 2000 à 2003, la seule différence se trouve au niveau de l’insertion des cases à cocher. Cette fonction se trouve dans la barre d’outils formulaire (menu afficahge – barres d’outils – Formulaires).

Pour cela, clic droit sur le nom de la feuille contenant les données, puis choisir visualiser code.
Visualiser le code

On va ensuite ajouter le code suivant :
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Target.Font.ColorIndex = 3
End Sub
Le 3 correspond à la couleur rouge.

Et donc pour tout changement dans la feuille, la cellule concernée est maintenant en rouge.

On peut améliorer le système en ajoutant une case à cocher activant ou désactivant le suivi des modifications.

Sous 2003 : Affichage – Barres d’outils – Formulaires et dessiner une case à cocher.
Sous 2007 : Afficher le menu développeur (dans les options d’excel), puis insérer une case à cocher :
Insertion case à cocher 2007

Pour bien faire les choses, nous allons ajouter une feuille paramètres
Nommer une cellule “suivi_des_modifications” sur cette feuille
Puis on retourne sur la feuille initiale pour lier la case à cocher à cette cellule (clic droit sur la case à cocher pour la sélectionner, puis dans la barre de formule, taper : =suivi_des_modifications )

Il ne reste plus qu’à modifier le code pour que le suivi soit actif uniquement lorsque la case à cocher est coché :
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
if sheets(“Paramètres”).range(“suivi_des_modifications”) then
Target.Font.ColorIndex = 3
end if
End Sub

Cette petit démonstration devrait vous ouvrir la porte sur pas mal de possibilités !

Note : pour avoir excel en noir, voir ce post précédent

A bientôt.

Gaetan