7 règles d’or pour appréhender un fichier Excel complexe !

7 regles images 1Bon­jour à tous,

Cela va sure­ment vous arriv­er : vous démar­rez une nou­velle mis­sion et vous devez met­tre à jour et/ou per­fec­tion­ner un fichi­er méga-com­plexe. Pas de panique !

De façon à éviter des gross­es cat­a­stro­phes, voici une série de règles d’or pour y arriv­er au mieux.
Bien sur, si vous voyez d’autres aspects, n’hésitez-pas à com­menter ci-dessous :-).

Comme me l’a fait remar­quer mon ami Dominique H., ces règles sont itéra­tives et l’or­dre dépend du pro­jet : “Pour ma part, je doc­u­mente plus rapi­de­ment qu’il n’est con­seil­lé par cette méth­ode. Autrement dit, j’al­terne des actions visant à une com­préhen­sion locale et les actions visant à une com­préhen­sion glob­ale. Donc une alter­nance de top-down et bot­tom-up.”. Mer­ci Dominique !

1. Sauvegardez !

Faites une copie du dossier con­tenant les fichiers, assurez-vous que les sauve­g­ardes soient faites régulière­ment et tra­vaillez sur la copie de sauve­g­arde dans un pre­mier temps

En effet, si vous ouvrez un fichi­er com­plexe, il y a de fortes chances que des liaisons avec d’autres fichiers soient actives.

De fait, sauve­g­ardez non seule­ment le fichi­er, mais aus­si les fichiers liés. Si les fichiers sont tous dans le même réper­toire, faites une copie du réper­toire.

copier 1

De manière générale, je tente d’éviter les liaisons entre fichiers, mais cela n’est pas tou­jours pos­si­ble.
Pour voir les liaisons : Onglet Don­nées, Mod­i­fi­er les liens.
liaison_fichier_externe 1

Idéale­ment, tra­vaillez sur le fichi­er de sauve­g­arde pour le com­pren­dre en pro­fondeur avant de mod­i­fi­er le fichi­er orig­i­nal.

2. Discutez avec l’auteur et les utilisateurs du fichier

Ca peut sem­bler évi­dent, mais si l’au­teur du fichi­er est encore joignable, cela peut vous faire gag­n­er un temps con­sid­érable.
Passez au moins deux heures avec l’au­teur du fichi­er pour com­pren­dre la philoso­phie du fichi­er, la struc­ture glob­ale et les points déli­cats du fichi­er.
Dis­cutez aus­si avec les util­isa­teurs pour com­pren­dre com­ment le fichi­er est util­isé.

3. Prenez votre temps

Si le fichi­er est très com­plexe, plusieurs jours sont par­fois néces­saires pour com­pren­dre toute la struc­ture du fichi­er.

4. Documentez

C’est aus­si un excel­lent moyen de s’as­sur­er que l’on maîtrise com­pléte­ment le fichi­er.
Pour cela :
— créez une feuille ou un doc­u­ment word dédié à la doc­u­men­ta­tion.
— ajoutez des com­men­taires directe­ment dans les cel­lules — clic droit, ajouter un com­men­taire, ou via l’on­glet Révi­sion :
novueau-commentaire 1

5. Comprenez parfaitement la structure globale

Il s’ag­it ici de pren­dre con­nais­sance de toutes les feuilles qui exis­tent dans le fichi­er.

- Par exem­ple, assurez vous que vous con­nais­sez les feuilles masquées, clic droit sur une feuille :
feuilles_masquees 1

- ou encore les feuilles masquées via VBA (xlSheetVery­Hid­den).
Ouvrez l’édi­teur de visu­al basic et regardez si des feuilles ont la pro­priétés XLVery­Hid­den — ALT+F11, sélec­tion­nez la feuille, touche F4 pour affich­er les pro­priétés :
xlSheetVeryHidden 1

6. Affinez la compréhension des formules

Voici quelques out­ils que l’on peut com­bin­er :
— Sur une cel­lule qui con­tient un cal­cul qui utilise plusieurs cel­lules de la feuille » clic dans la barre de for­mule pour avoir un visuel sur les cel­lules con­cernées — leurs bor­dures se col­orent tout comme leurs références dans la for­mule. Mer­ci à Lau­rent J. pour la sug­ges­tion.
— Utilisez les out­ils d’au­dit, pour repér­er les antécé­dents et les dépen­dants.
— Affichez toutes les for­mules.
— Éval­uez les for­mules.

audit

- Une alter­na­tive plus rapi­de pour éval­uer les for­mules con­siste à sélec­tion­ner une par­tie de la for­mule et appuy­er sur F9 pour cal­culer cette sélec­tion.
ATTENTION à ne pas valid­er cette for­mule, sinon vous allez ren­dre le fichi­er inutil­is­able. Donc utilisez la touche ECHAP au lieu d’en­trée pour sor­tir de la for­mule sans valid­er.
Voir aus­si ici pour une expli­ca­tion plus détail­lée.

toucheF9

- ATTENTION, si vous voyez des { } autour des for­mules, il s’ag­it de for­mules matricielles qui sont validées par CTRL+MAJ+ENTREE, donc si vous devez les éditer, sortez de la for­mule avec ECHAP, mais ne validez surtout pas avec seule­ment la touche ENTREE. Si vous devez mod­i­fi­er la for­mule, validez avec CTRL+MAJ+ENTREE.
formule-matricielle

— Con­nais­sez vos noms. Sou­vent dans des fichiers com­plex­es, de nom­breux noms ont été créés et il con­vient donc de bien les analyser.
Pour cela, utilisez le Ges­tion­naire de noms, disponible dans l’on­glet For­mules :

— Utilis­er l’outil espi­on pour visu­alis­er simul­tané­ment des change­ments dans plusieurs endroits du fichi­er
fenetre-espion 1

Gestionnaire-de-noms 1
Vous pou­vez aus­si coller la liste des noms pour faire une analyse plus fine :
coller-liste-noms

7. Comprendre le code VBA

On pour­rait refaire une longue liste pour ce point, mais il est essen­tiel de bien com­pren­dre le code VBA du fichi­er.
Pour cela, utilisez les out­ils de débo­gage :
— Ajout d’un point d’ar­rêt en cli­quant dans la marge
vba-point-arret 1
— Déroule­ment pas à pas avec les touch­es de rac­cour­ci appro­priées
VBA-pas-a-pas
— Util­i­sa­tion des espi­ons
vba-espion 1

Et il y a encore pleins d’autres en VBA, mais ca sera pour une prochaine fois !

Je vous invite à com­menter pour partager votre pro­pres trou­vailles :-).

A bien­tôt.

Gaë­tan

En cadeau de bien­v­enue : les 7 com­bi­naisons de touch­es indis­pens­ables sur Excel

Vidéo Excel — Créer un menu de déplacement

menu2 1

Voici un petit tuto­riel en vidéo pour créer un menu de déplace­ment comme celui-ci.
Cliquez ici pour le fichi­er.

menu

L’idée générale est d’a­jouter des formes automa­tique. On va ensuite les for­mater et leur associ­er un lien hyper­texte.

Si la vidéo ci-dessous ne fonc­tionne pas, je l’ai mise dans un autre for­mat un peu plus bas.

Si le menu est plus com­plexe, on doit pou­voir l’au­toma­tis­er par VBA, mais ca sera pour une autre fois !

Suite à une ques­tion de Nadine, voici le même fichi­er, mais avec des menus dynamiques qui s’a­jus­tent au nom de la feuille.
Télécharg­er le fichi­er ici.
— J’ai ajouté le nom des onglets dans la feuille paramètres, et il faut ensuite lier les formes automa­tiques à cette feuille paramètres.

Cette idée m’est venu en explo­rant les mod­èles four­nis par Microsoft, comme quoi 🙂

PS : j’ai changé le for­mat de lec­ture de la vidéo, mer­ci de me dire s’il fonc­tionne bien.

A bien­tôt.

Gaë­tan

En cadeau de bien­v­enue : les 7 com­bi­naisons de touch­es indis­pens­ables sur Excel

Mise en forme conditionnelle et suivi de compte

Bon­jour,

Suite à la ques­tion d’un lecteur, voici com­ment ajouter une mise en forme con­di­tion­nelle pour mas­quer les mon­tants pour lesquels le crédit et le débit n’ont pas été ren­trés.

Soit donc un tableau avec 5 colonnes : date, désig­na­tion, débits, crédits et sol­des.

Voici la vidéo :


A bien­tôt.

Gaë­tan

En cadeau de bien­v­enue : les 7 com­bi­naisons de touch­es indis­pens­ables sur Excel