XLérateur

Un post récapitulatif pour mes 10 fonctionnalités préférées sur Excel !

On va la faire à la MTV, en commençant par la fin !

10 – Les connecteurs pour dessiner efficacement et proprement
- Utilisation des connecteurs pour créer rapidement des dessins sur Excel :
2000 à 2003 : Affichage de la barre d’outils Dessin, puis :

2007 : dans l’onglet Insertion, sous “formes”. A noter que l’outil est beaucoup plus facile à utiliser sur 2003 que sous 2007 !

9-Copier une plage comme une image
Très utile pour copier des tableaux ou des graphiques comme des images (par exemple pour les coller ensuite dans powerpoint), voici la procédure :
2000-2003 : touche MAJ appuyée, puis Edition et choisir Copier une image…
2007 : Onglet Accueil, puis coller, en tant qu’image… et choisir copier comme image (au niveau de la logique MS, ca ressemble au bouton démarrer pour arrêter windows XP )

8-Ajuster les pages pour l’impression
Bien que relativement bien connu, cette astuce est néanmoins incontournable dès lors que l’on veut imprimer des tableaux. On peut ainsi laisser vide le nombre de pages en hauteur pour n’avoir qu’un ajustement sur la largeur !

7a-Créer très rapidement une série de noms
A partir des noms de lignes ou de colonnes d’un tableau, on peut ainsi très rapidement créer une série de noms.
2000-2003 : Menu Insertion, Noms, Créer…

2007 : Onglet Formules (et non plus insertion comme sous 2003), Créer à partir de la sélection:

7b-Toujours dans les noms, coller une liste avec leurs adresses
Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut bien sur que des noms aient été créés!
2000-2003 : facile d’accès : Insertion, nom, coller une liste

2007 : c’est très bien caché, car le nom de la fonctionnalité a été changé :

6-validation et zone nommée
C’est une astuce que j’utilise fréquemment pour faire référence à une liste se trouvant dans une autre feuille :
1- Nommer la liste (2000-2003: insertion, noms, définir / 2007: onglet formules, gestionnaire de noms)
2- Dans données validation, choisir liste et faire référence au nom:

5- Quelques fonctions favorites
Evidemment, on ne peut éviter sommeprod, qui peut compléter adéquatement somme.si, lorsqu’on doit gérer plusieurs critères. Dans Excel 2007, il faut aussi regarder somme.si.ens qui fonctionne sur le même principe.
J’adore aussi Decaler,notamment en lien avec des noms dynamiques (voir plus bas).
Finalement, les fonctions index et equiv et leurs combinaisons (à la place de recherchev).

4-Les tableaux croisés dynamiques
Si vous ne les connaissez pas et que vous utilisez des listes de données (une table dont la première ligne contient les en-tête pour chaque colonne), c’est un outil incontournable pour l’analyse. je n’ai pas le temps de développer ici (ca prendrait un cd complet !), mais voici l’instruction de base :
2000-2003 : Données – Rapport de tableaux croisés dynamiques
2007 : Insertion – Rapport de tableaux croisés dynamiques
On fait ensuite glisser les champs aux emplacements désirés (en champs de lignes, de colonnes, de données ou encore de pages pour filtrer les données).

3- Les noms dynamiques
Il s’agit de créer des noms avec la fonction DECALER qui permettent de s’ajuster aux données. Par exemple, créer un nom pour faire référence à la table contenant les données alimentant un tableau croisés dynamique.
On peut aussi utiliser des noms dynamiques pour des images ou encore pour des listes.
Pour un cours complet sur ces utilisations : cliquez ici

2- 2007 seulement – la punaise sur le nom du fichier
Uniquement sur 2007, en cliquant à droite du nom du fichier à partir du bouton office, on garde en permanence les fichiers qu’on utilise le plus.
Sous 2003, on peut aussi créer des raccourcis vers les fichiers les plus utilisés (dans l’explorateur windows), mais c’est moins rapide et intuitif.

1-Les raccourcis-clavier incontournables
Certainement l’astuce permettant de gagner le plus de temps, le raccourci-clavier:
ALT : en dessinant, qui permet de caler l’image sur les bords de la cellule
F4 : répéter la dernière action
F4 : dans une formule, ajouter/supprimer des $
F3 : dans une formule (ou ailleurs), insérer un nom. Aussi utile dans validation ou mise en forme conditionnelle
CTRL + G, U, I : respectivement Gras, Souligné (Underlined) et Italique
ALT + F11 : afficher VBE
CTRL + Entrée : en éditant une formule, ca permet de recopier sur toute la plage sélectionnée
CTRL + ; : : insérer la date et l’heure
Encore plus sur ce sujet : ici

Et voilà, bravo si vous avez tout lu !
Si vous avez votre propre liste (de 5 ou 10) ou que vous voulez compléter celle-ci, n’hésitez pas !

A bientôt.

Gaetan

A partir des dernières versions d’Excel, l’outil de recherche, accessible par la combinaison CTRL + F (F pour find qui veut dire recherche en Anglais) permet plusieurs options intéressantes :

– Pour y accéder, cliquez sur le bouton Options>>.

- Vous pourrez alors recherchez sur la feuille, mais aussi sur l’ensemble du classeur (premier menu déroulant.
- Vous pouvez aussi choisir de respecter la casse (majuscule ou minuscule).
- Vous pouvez chercher la totalité du contenu de la cellule.

- Une des options les plus intéressantes est le bouton “Rechercher tout” qui permet d’afficher l’ensemble des endroits où se trouvent ce qu’on recherche. On peut ainsi naviguer très rapidement dans le classeur à la recherche de la bonne formule; il suffit pour cela de cliquer sur un des résultats de la recherche.

Finalement, vous pouvez aussi faire une recherche par format, ce qui peut s’avérer intéressant si vous utilisez beaucoup de format, par exemple, en associant une signification précise à une certaine couleur. Ainsi, dans certaines applications, on peut décider de mettre en jaune clair toutes les cellules devant être saisies, ou encore, mettre en grisé foncé toutes les cellules contenant des formules ne devant pas être effacées.

Donc, cette fonction peut s’avérer très pratique dans bon nombre de cas.

Bon apprentissage

Gaetan

Cette astuce m’a été proposé par …Patrick.

Si vous utilisez les mises en formes conditionnelles ou que vous créez souvent des noms, vous avez du remarquer qu’il faut abandonner le réflexe de se déplacer dans la zone de saisie de la formule.

En effet, en si je sélectionne A1:C3; et si je change d’avis, et que je bouge mon curseur pour inscrire $A$1:$B$1, la formule se transorme en $A$1:$C$1+$A$1, ce que je ne veux pas du tout !

Pour éviter cela, il suffit d’utiliser la touche F2. Ensuite, on peut se déplacer facilement dans la formule.

La vidéo ci-dessous illustre ce cas.

Bonne continuation.

Gaetan Mourmant

Bonjour à tous,

Après plusieurs mois de développement, je vous annonce la sortie de mon dernier produit, dont je suis particulièrement fier

De plus, jusqu’au 21 juin, bénéficiez d’une promotion exceptionnelle.

Je vous laisse découvrir :

Bonne journée.

Gaetan Mourmant

Si vous avez un tableau à saisir,
il peut être intéressant de connaître l’astuce suivante :

– Sélectionnez d’abord votre tableau.
– Tapez ensuite les informations en validant par entrée.
– A la fin d’une colonne, vous allez automatiquement remonter à la première ligne de la sélection, ce qui peut vous permettre de gagner pas mal de temps.

A++

Gaetan Mourmant
www.polykromy.com

Bonjour,

Je lance un petit appel à contribution

Je vous propose de me donner les 5 raccourcis claviers que vous utilisez le plus, puis j’en ferai la compilation en image dans un prochain article !
Évidemment, CTRL C et CTRL V sont exclus de la liste

Ceux de …Patrick

Cette idée fait suite à un mail de …Patrick, dans lequel il me faisait part des raccourcis claviers suivants :

1° sélectionner toutes les cellules adjacentes : CTRL *

2° faire la somme d’une colonne se mettre à l’endoit voulu et plutot que choisir le symbole ““; faire “la combinaison de touches ALT=

3° souligner dans la cellule CTRL U gras dans la cellule CTRL G Italique dans la cellule (ou la selection) CTRL I
Note : pour aider les anglophiles à le mémoriser, U provient de Underline.

Je ne connaissais pas le deuxième, mais il est bien pratique.

Les miens !

Personnellement, j’utilise beaucoup ceux-ci :

F2 pour l’édition d’une formule (utile aussi pour changer le nom d’un répertoire dans l’explorateur) :

CTRL + Entrée pour recopier une formule sur plusieurs cellules :
– Sélectionner la plage
– Entrer la formule
– Valider par CTrl + Entrée

F3 pour coller un nom dans une formule

F11 qui permet d’ajouter une feuille de graphique

ALT+F11 qui permet d’accéder directement à l’éditeur de VBA.

Les votres !!!

J’attends avec impatience vos contributions !

Gaetan Mourmant
www.polykromy.com