XLérateur

Bonjour à tous,

Comme annoncé précédemment, la version 4 d’XL Tab est maintenant disponible.

Vous pouvez consulter toutes les nouveautés ici: :
– http://www.xltab.com/?q=content/excel/version-4-les-nouveaut-s

Si vous vous demandez à quoi sert XL Tab, voici une présentation rapide, ainsi qu’une série de vidéos.

Vous pouvez aussi télécharger la version d’évaluation complète ici .

Si vous avez déjà testé la version 3 et que vous voulez utiliser la V4, contactez moi pour que je vous communique un code d’activation valable pour une période de 10 jours.

Bonne utilisation à tous :

Gaetan

Après avoir vu comment créer une solide table de données sous Excel, voyons maintenant comment l’analyser.
Je parle de manière approfondie de ces outils dans mes différents CDs de formation, donc voici juste un aperçu pour savoir que ces outils existent et quand les utiliser. Chaque outil peut faire l’objet d’un cours de plusieurs heures, donc il s’agit ici d’une check-liste de vos connaissances

1/ Les outils de filtrage.
Dans l’onglet Données (sous 2003, Menu Données), on peut ajouter un filtre à la base de données:
Ceci permet, en cliquant sur la flèche en haut de la base de données de pouvoir filtrer les lignes qui répondent à un critère spécifique.

Nous en avions déjà parlé ici, mais cela reste un outil essentiel!

2/ Les tableaux croisés dynamiques (TCDs).
Sous 2003, dans Données, rapport de tableau croisé dynamique; sous 2007/2010, onglet Insertion- Rapport de Tableau croisé dynamique.
Les TCDs permettent de construire par simple glisser-déplacer des tableaux d’analyse de chiffres. Ils permettent aussi d’ajouter des zones de filtres pour analyser, par exemple, un département en particulier.

Aller plus loin:
– Sur le site xlerateur
– Mon cours sur les TCDs
– Utilitaire d’analyse poussant les TCDs : XL-Tab

3/ Les fonctions
3.1/ les classiques

On retrouve ici, les nb.si et les somme.si qui permettent de faire des sommes ou des comptages en utilisant un critère spécifique.

Dans Excel 2007/2010, on a maintenant les fonctions nb.si.ens et somme.si.ens qui permettent d’utiliser plus d’un critère.

3.2/ Les plus complexes.

Une alternative à somme.si.ens est l’utilisation de la fonction sommeprod qui est magique, mais qui peut entrainer d’important temps de calcul. (voir un exemple ici)

De la même manière, la fonction Somme, validée avec CTRL+MAJ+Entrée permet d’effectuer du calcul matriciel.

3.3/ Les spécialisées pour les bases de données:

Aller plus loin:
– sommeprod
– Mon cours sur les tableaux de bord

En connaissez-vous d’autres ?

A bientôt

Gaëtan

On continue dans la série des TCDs, avec une manipulation un peu particulière, mais très utile.
L’objectif de ce post est de calculer les différences entre deux années dans un TCD.

Supposons une petite table de données structurée comme suit :

On peut ensuite construire un tableau croisé dynamique (TCD) sur cette liste pour arriver à ce résultat:

Note : Pour construire le TCD, utilisez le menu Données (XL 2003) ou l’onglet Insertion – Tableaux croisés dynamiques (XL 2007/2010). Pour apprendre à utiliser les TCDs, vous pouvez aussi vous procurer mon cd de formation sur ce sujet.

Maintenant, nous voulons pouvoir afficher l’évolution de 2008 à 2009 sur ce même TCD.

Voici la manipulation :
Se positionner sur 2008 ou 2009, puis choisir dans la barre de formules du TCD (XL 2003) ou dans l’onglet Options (XL 2007/2010), Formules, Elément calculé…

Il ne reste plus qu’à ajouter la formule.
ATTENTION, il est fortement conseillé de cliquer sur les éléments plutôt que de les ajouter ‘à la main’, car sinon, ils pourraient être considérés comme des nombres et non des éléments du champ (par ex., =’2009′ – ’2008′ est différent de =’2009′-2008).

Le résultat final ressemble donc à ceci :

Bien sûr, vous pouvez améliorer le tableau en
– supprimant les totaux qui sont ici sans intérêt (clic droit sur le tcd, puis options et décocher Totaux) et parfois inexact (une somme de % n’est pas une bonne idée),
– en y incorporant d’autres champs,
– ou encore des formules plus complexes (ici un calcul de % d’évolution).

Et voilà!
Si vous avez déjà utilisé cette fonctionnalité dans d’autres circonstances, n’hésitez pas à partager votre expérience ici.

A bientôt

Gaëtan Mourmant

Bonjour à tous, Après plusieurs mois de développement intensif, j’ai le très grand plaisir de vous annoncer la sortie officielle d’XL TAB©, créé en collaboration avec la société RCA Consulting ! www.xltab.com XL TAB© est un logiciel d’analyse de données (donc principalement à destination des entreprises) qui se base sur les tableaux croisés dynamiques, mais qui en rend l’utilisation plus simple, plus rapide et surtout plus puissante.

Pour les débutants qui ne maîtrisent pas les tableaux croisés dynamiques, XLTAB est un programme plus simple d’utilisation, mais aussi puissant.

Pour les utilisateurs qui maîtrisent déjà les tableaux croisés dynamiques, XLTAB propose toute une gamme de nouvelles fonctionnalités qui permettent d’aller encore plus loin..

Parmi les nombreuses fonctionnalités, vous trouverez notamment :

– des fonctions très puissantes de connexions/import de données externes (jointure de deux tables, réunion de nombreuses tables comme par exemple les 12 mois de l’année sur un seul fichier)

– un utilitaire de construction de tableau très simple d’utilisation, mais aussi très rapide et complet, incluant la création de calculs en un clics (différences, cumuls, % d’évolution, etc.)

– un outil permettant de zoomer sur chaque cellule du tableau pour répondre à toutes vos questions.

– la création à la volée de graphiques interactifs dynamiques en fonction de votre sélection de cellules.

Un petit bijou !

Vous pouvez visualiser ici une vidéo de présentation (la 1ère vidéo démarre automatiquement) :
http://xltab.com/?q=content/excel/comment-%C3%A7-marche

Puis télécharger XL TAB© et l’utiliser gratuitement pendant 15 jours :
http://xltab.com/?q=content/excel/t%C3%A9l%C3%A9charger-le-logiciel

Vous pourrez finalement commander XL TAB ici :
http://xltab.com/?q=content/excel/commander

A bientôt

Gaetan Mourmant

C’est probablement le titre le plus long du d’xlerateur !

Donc, comment passer d’un tableau à des statistiques, voici une courte vidéo qui explique tout.

Pour ceux qui voudraient un outil plus simple pour leurs tableaux croisés dynamiques (TCD) ou bien qui voudraient aller plus loin dans leurs analyses, je vous invite à découvrir en avant-première un tout nouveau logiciel que je viens juste de finir (ça explique aussi mon silence !) : www.xltab.com .

Sous Excel 2003, pour insérer un tableau croisé dynamique, aller dans le menu Données puis choisir rapport de tableaux croisés dynamique.

Pour faire en sorte que la mise à jour du TCD prenne en compte de nouvelles lignes, vous pouvez utiliser des noms dynamiques, comme expliqué ici :
http://www.polykromy.com/html/excel-tableaux-croises-dynamiques.html

Si vous voulez approfondir le sujet des TCDs, je ne saurai que trop vous recommander mon CD :
http://www.polykromy.com/html/excel-tableaux-croises-dynamiques.html

A bientôt

Gaetan Mourmant

Un post récapitulatif pour mes 10 fonctionnalités préférées sur Excel !

On va la faire à la MTV, en commençant par la fin !

10 – Les connecteurs pour dessiner efficacement et proprement
- Utilisation des connecteurs pour créer rapidement des dessins sur Excel :
2000 à 2003 : Affichage de la barre d’outils Dessin, puis :

2007 : dans l’onglet Insertion, sous “formes”. A noter que l’outil est beaucoup plus facile à utiliser sur 2003 que sous 2007 !

9-Copier une plage comme une image
Très utile pour copier des tableaux ou des graphiques comme des images (par exemple pour les coller ensuite dans powerpoint), voici la procédure :
2000-2003 : touche MAJ appuyée, puis Edition et choisir Copier une image…
2007 : Onglet Accueil, puis coller, en tant qu’image… et choisir copier comme image (au niveau de la logique MS, ca ressemble au bouton démarrer pour arrêter windows XP )

8-Ajuster les pages pour l’impression
Bien que relativement bien connu, cette astuce est néanmoins incontournable dès lors que l’on veut imprimer des tableaux. On peut ainsi laisser vide le nombre de pages en hauteur pour n’avoir qu’un ajustement sur la largeur !

7a-Créer très rapidement une série de noms
A partir des noms de lignes ou de colonnes d’un tableau, on peut ainsi très rapidement créer une série de noms.
2000-2003 : Menu Insertion, Noms, Créer…

2007 : Onglet Formules (et non plus insertion comme sous 2003), Créer à partir de la sélection:

7b-Toujours dans les noms, coller une liste avec leurs adresses
Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut bien sur que des noms aient été créés!
2000-2003 : facile d’accès : Insertion, nom, coller une liste

2007 : c’est très bien caché, car le nom de la fonctionnalité a été changé :

6-validation et zone nommée
C’est une astuce que j’utilise fréquemment pour faire référence à une liste se trouvant dans une autre feuille :
1- Nommer la liste (2000-2003: insertion, noms, définir / 2007: onglet formules, gestionnaire de noms)
2- Dans données validation, choisir liste et faire référence au nom:

5- Quelques fonctions favorites
Evidemment, on ne peut éviter sommeprod, qui peut compléter adéquatement somme.si, lorsqu’on doit gérer plusieurs critères. Dans Excel 2007, il faut aussi regarder somme.si.ens qui fonctionne sur le même principe.
J’adore aussi Decaler,notamment en lien avec des noms dynamiques (voir plus bas).
Finalement, les fonctions index et equiv et leurs combinaisons (à la place de recherchev).

4-Les tableaux croisés dynamiques
Si vous ne les connaissez pas et que vous utilisez des listes de données (une table dont la première ligne contient les en-tête pour chaque colonne), c’est un outil incontournable pour l’analyse. je n’ai pas le temps de développer ici (ca prendrait un cd complet !), mais voici l’instruction de base :
2000-2003 : Données – Rapport de tableaux croisés dynamiques
2007 : Insertion – Rapport de tableaux croisés dynamiques
On fait ensuite glisser les champs aux emplacements désirés (en champs de lignes, de colonnes, de données ou encore de pages pour filtrer les données).

3- Les noms dynamiques
Il s’agit de créer des noms avec la fonction DECALER qui permettent de s’ajuster aux données. Par exemple, créer un nom pour faire référence à la table contenant les données alimentant un tableau croisés dynamique.
On peut aussi utiliser des noms dynamiques pour des images ou encore pour des listes.
Pour un cours complet sur ces utilisations : cliquez ici

2- 2007 seulement – la punaise sur le nom du fichier
Uniquement sur 2007, en cliquant à droite du nom du fichier à partir du bouton office, on garde en permanence les fichiers qu’on utilise le plus.
Sous 2003, on peut aussi créer des raccourcis vers les fichiers les plus utilisés (dans l’explorateur windows), mais c’est moins rapide et intuitif.

1-Les raccourcis-clavier incontournables
Certainement l’astuce permettant de gagner le plus de temps, le raccourci-clavier:
ALT : en dessinant, qui permet de caler l’image sur les bords de la cellule
F4 : répéter la dernière action
F4 : dans une formule, ajouter/supprimer des $
F3 : dans une formule (ou ailleurs), insérer un nom. Aussi utile dans validation ou mise en forme conditionnelle
CTRL + G, U, I : respectivement Gras, Souligné (Underlined) et Italique
ALT + F11 : afficher VBE
CTRL + Entrée : en éditant une formule, ca permet de recopier sur toute la plage sélectionnée
CTRL + ; : : insérer la date et l’heure
Encore plus sur ce sujet : ici

Et voilà, bravo si vous avez tout lu !
Si vous avez votre propre liste (de 5 ou 10) ou que vous voulez compléter celle-ci, n’hésitez pas !

A bientôt.

Gaetan