Bonnes lectures excelliennes (1/…)

Bonjour à tous,

Je vais démarrer une petite série pour voir si cela vous intéresse :-).

Comme je lis beaucoup ces derniers temps, voici une nouvelle rubrique sur quelques pages qui m'ont passionnées...N'hésitez pas à m'envoyer des liens intéressants pour que j'en parle.

Ajouter une info-bulle et un message de saisie à droite de la cellule dans laquelle saisir les données
Source (Anglais) : http://www.jkp-ads.com/articles/ExcelDataEntryWithValidationHelp.asp

Ca nous donnera ceci :

Avec une très belle démonstration de l'utilisation des styles :
Créez un style nommé i et changez la police pour Webdings, ca vous donne ceci :

Et ensuite vous ajoutez un i dans une cellule.
Puis, vous appliquez une validation des données, suivie d'un lien hypertexte pour ajouter une boite d'information et une info-bulle :

Pour l'info-bulle :
Note : il faudra ré-appliquer le format une fois le lien ajouté

Pour la validation des données :
C'est assez classique, mais on va l'appliquer à la cellule contenant le i et non pas à la cellule contenant les données.

Et voilà !

A bientôt pour la suite.

Gaëtan

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FormXL Pro – Gestion des images

Bonjour à tous,

Voici une petite vidéo qui démontre la dernière fonctionnalité de FormXL Pro pour la gestion des images.

Vous pouvez vous procurer FormXL Pro ici :
http://www.xlerateur.com/formxl-pro/

Je reste à votre disposition pour toute question

Cordialement

Gaetan Mourmant

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Format des nouvelles lignes dans un tableau

Bonjour,

Voici une petite exploration dans le monde merveilleux des tableaux créés par "Mettre sous forme de tableau".

En général, lorsque l'on ajoute une ligne dans un tableau, la mise en forme de la ligne précédente suit automatiquement, mais pas toujours.
N'ayant pas trouvé la documentation appropriée (si vous l'avez, merci de l'indiquer dans les commentaires), voici le résultat de quelques expériences :
1/ si vous sélectionnez la colonne au complet et que vous ajoutez la mise en forme, celle-ci est conservée lors de l'ajout de nouvelles lignes au tableau.
2/ Si vous ne sélectionnez qu'une partie de la colonne, ou si vous faites la mise en forme en plusieurs fois, la mise en forme ne sera pas conservée lors de l'ajout de nouvelles lignes.

Voici l'explication en vidéo :


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7 règles d’or pour appréhender un fichier Excel complexe !

7 regles images 1Bonjour à tous,

Cela va surement vous arriver : vous démarrez une nouvelle mission et vous devez mettre à jour et/ou perfectionner un fichier méga-complexe. Pas de panique !

De façon à éviter des grosses catastrophes, voici une série de règles d'or pour y arriver au mieux.
Bien sur, si vous voyez d'autres aspects, n'hésitez-pas à commenter ci-dessous :-).

Comme me l'a fait remarquer mon ami Dominique H., ces règles sont itératives et l'ordre dépend du projet : "Pour ma part, je documente plus rapidement qu'il n'est conseillé par cette méthode. Autrement dit, j'alterne des actions visant à une compréhension locale et les actions visant à une compréhension globale. Donc une alternance de top-down et bottom-up.". Merci Dominique !

1. Sauvegardez !

Faites une copie du dossier contenant les fichiers, assurez-vous que les sauvegardes soient faites régulièrement et travaillez sur la copie de sauvegarde dans un premier temps

En effet, si vous ouvrez un fichier complexe, il y a de fortes chances que des liaisons avec d'autres fichiers soient actives.

De fait, sauvegardez non seulement le fichier, mais aussi les fichiers liés. Si les fichiers sont tous dans le même répertoire, faites une copie du répertoire.

copier 1

De manière générale, je tente d'éviter les liaisons entre fichiers, mais cela n'est pas toujours possible.
Pour voir les liaisons : Onglet Données, Modifier les liens.
liaison_fichier_externe 1

Idéalement, travaillez sur le fichier de sauvegarde pour le comprendre en profondeur avant de modifier le fichier original.

2. Discutez avec l'auteur et les utilisateurs du fichier

Ca peut sembler évident, mais si l'auteur du fichier est encore joignable, cela peut vous faire gagner un temps considérable.
Passez au moins deux heures avec l'auteur du fichier pour comprendre la philosophie du fichier, la structure globale et les points délicats du fichier.
Discutez aussi avec les utilisateurs pour comprendre comment le fichier est utilisé.

3. Prenez votre temps

Si le fichier est très complexe, plusieurs jours sont parfois nécessaires pour comprendre toute la structure du fichier.

4. Documentez

C'est aussi un excellent moyen de s'assurer que l'on maîtrise complétement le fichier.
Pour cela :
- créez une feuille ou un document word dédié à la documentation.
- ajoutez des commentaires directement dans les cellules - clic droit, ajouter un commentaire, ou via l'onglet Révision :
novueau-commentaire 1

5. Comprenez parfaitement la structure globale

Il s'agit ici de prendre connaissance de toutes les feuilles qui existent dans le fichier.

- Par exemple, assurez vous que vous connaissez les feuilles masquées, clic droit sur une feuille :
feuilles_masquees 1

- ou encore les feuilles masquées via VBA (xlSheetVeryHidden).
Ouvrez l'éditeur de visual basic et regardez si des feuilles ont la propriétés XLVeryHidden - ALT+F11, sélectionnez la feuille, touche F4 pour afficher les propriétés :
xlSheetVeryHidden 1

6. Affinez la compréhension des formules

Voici quelques outils que l'on peut combiner :
- Sur une cellule qui contient un calcul qui utilise plusieurs cellules de la feuille >> clic dans la barre de formule pour avoir un visuel sur les cellules concernées - leurs bordures se colorent tout comme leurs références dans la formule. Merci à Laurent J. pour la suggestion.
- Utilisez les outils d'audit, pour repérer les antécédents et les dépendants.
- Affichez toutes les formules.
- Évaluez les formules.

audit

- Une alternative plus rapide pour évaluer les formules consiste à sélectionner une partie de la formule et appuyer sur F9 pour calculer cette sélection.
ATTENTION à ne pas valider cette formule, sinon vous allez rendre le fichier inutilisable. Donc utilisez la touche ECHAP au lieu d'entrée pour sortir de la formule sans valider.
Voir aussi ici pour une explication plus détaillée.

toucheF9

- ATTENTION, si vous voyez des { } autour des formules, il s'agit de formules matricielles qui sont validées par CTRL+MAJ+ENTREE, donc si vous devez les éditer, sortez de la formule avec ECHAP, mais ne validez surtout pas avec seulement la touche ENTREE. Si vous devez modifier la formule, validez avec CTRL+MAJ+ENTREE.
formule-matricielle

- Connaissez vos noms. Souvent dans des fichiers complexes, de nombreux noms ont été créés et il convient donc de bien les analyser.
Pour cela, utilisez le Gestionnaire de noms, disponible dans l'onglet Formules :

- Utiliser l'outil espion pour visualiser simultanément des changements dans plusieurs endroits du fichier
fenetre-espion 1

Gestionnaire-de-noms 1
Vous pouvez aussi coller la liste des noms pour faire une analyse plus fine :
coller-liste-noms

7. Comprendre le code VBA

On pourrait refaire une longue liste pour ce point, mais il est essentiel de bien comprendre le code VBA du fichier.
Pour cela, utilisez les outils de débogage :
- Ajout d'un point d'arrêt en cliquant dans la marge
vba-point-arret 1
- Déroulement pas à pas avec les touches de raccourci appropriées
VBA-pas-a-pas
- Utilisation des espions
vba-espion 1

Et il y a encore pleins d'autres en VBA, mais ca sera pour une prochaine fois !

Je vous invite à commenter pour partager votre propres trouvailles :-).

A bientôt.

Gaëtan

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Au secours ! Mon tableau ne se recopie plus vers le bas

Bonjour à tous,

Si ce problème vous est déjà arrivé, voici deux solutions possibles :

1/ Dans Options - Vérification - Options de correction automatique - Mise en forme automatique au cours de la frappe - Inclure de nouvelles lignes et colonnes dans le tableau, vérifiez que cette dernière option est bien cochée.
inclure-de-nouvelles-lignes-et-colonnes-dans-un-tableau 1

2/ ou alors, vérifiez qu'il n'y a aucune données en dessous du tableau (vidéo en dessous).
Par exemple, on a ici une virgule en dessous du tableau et donc, l'ajout de nouvelles lignes n'est pas possible.
Animation2
Il suffit donc de simplement supprimer cette virgule pour que tout rentre dans l'ordre.

Cela peut se produire si vous avez tapé une virgule, puis annulé la dernière opération. En fait, Excel va d'abord supprimer l'ajout de la ligne, mais ne va pas supprimer la virgule, d'où le problème. Il faut donc annuler deux fois!

Pour vérifiez rapidement s'il y a des informations dans la ligne juste en dessous du tableau, mettez-vous dans la cellule juste en dessous du tableau, première colonne, puis faites CTRL + Flèche droite. Si vous atteignez la fin de la feuille, la ligne est vide, sinon, cela vous positionnera automatiquement sur la cellule pouvant poser problème.

Voici l'explication en vidéo :

Espérant que ceci va vous aider !

A bientôt.

Gaëtan

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