XLérateur

Bonjour à tous,

Comme annoncé précédemment, la version 4 d’XL Tab est maintenant disponible.

Vous pouvez consulter toutes les nouveautés ici: :
– http://www.xltab.com/?q=content/excel/version-4-les-nouveaut-s

Si vous vous demandez à quoi sert XL Tab, voici une présentation rapide, ainsi qu’une série de vidéos.

Vous pouvez aussi télécharger la version d’évaluation complète ici .

Si vous avez déjà testé la version 3 et que vous voulez utiliser la V4, contactez moi pour que je vous communique un code d’activation valable pour une période de 10 jours.

Bonne utilisation à tous :

Gaetan

Après avoir vu comment créer une solide table de données sous Excel, voyons maintenant comment l’analyser.
Je parle de manière approfondie de ces outils dans mes différents CDs de formation, donc voici juste un aperçu pour savoir que ces outils existent et quand les utiliser. Chaque outil peut faire l’objet d’un cours de plusieurs heures, donc il s’agit ici d’une check-liste de vos connaissances

1/ Les outils de filtrage.
Dans l’onglet Données (sous 2003, Menu Données), on peut ajouter un filtre à la base de données:
Ceci permet, en cliquant sur la flèche en haut de la base de données de pouvoir filtrer les lignes qui répondent à un critère spécifique.

Nous en avions déjà parlé ici, mais cela reste un outil essentiel!

2/ Les tableaux croisés dynamiques (TCDs).
Sous 2003, dans Données, rapport de tableau croisé dynamique; sous 2007/2010, onglet Insertion- Rapport de Tableau croisé dynamique.
Les TCDs permettent de construire par simple glisser-déplacer des tableaux d’analyse de chiffres. Ils permettent aussi d’ajouter des zones de filtres pour analyser, par exemple, un département en particulier.

Aller plus loin:
– Sur le site xlerateur
– Mon cours sur les TCDs
– Utilitaire d’analyse poussant les TCDs : XL-Tab

3/ Les fonctions
3.1/ les classiques

On retrouve ici, les nb.si et les somme.si qui permettent de faire des sommes ou des comptages en utilisant un critère spécifique.

Dans Excel 2007/2010, on a maintenant les fonctions nb.si.ens et somme.si.ens qui permettent d’utiliser plus d’un critère.

3.2/ Les plus complexes.

Une alternative à somme.si.ens est l’utilisation de la fonction sommeprod qui est magique, mais qui peut entrainer d’important temps de calcul. (voir un exemple ici)

De la même manière, la fonction Somme, validée avec CTRL+MAJ+Entrée permet d’effectuer du calcul matriciel.

3.3/ Les spécialisées pour les bases de données:

Aller plus loin:
– sommeprod
– Mon cours sur les tableaux de bord

En connaissez-vous d’autres ?

A bientôt

Gaëtan

Bonjour à tous,

Suite à la question de Danielle, voici une adaptation de la macro créée ici pour rapatrier les cellules contenant un mot dans une seule feuille.

Pré-requis : ce post
Objectif : rapatrier toutes les cellules contenant une chaîne de texte
Fichier final : ici

Vous pouvez trouver ici une présentation vidéo des fonctionnalités de ce fichier, puis en dessous une description détaillée du code utilisé. (note : Pour ne pas voir la barre de contrôle de la vidéo, positionnez votre curseur en dehors de la vidéo)

Et voici la description détaillée du code :

N’hésitez pas à laisser vos commentaires si besoin.

A bientôt.

Gaëtan

Bonjour à tous,

Lorsque vous utilisez une validation (Données – Validation), vous pouvez utiliser une liste déroulante avec un message indiquant que la saisie ne fait pas partie de cette liste. Cependant, ce message est relativement intrusif, surtout lorsqu’on doit faire de nombreuses saisies, dont certaines ne font pas partie de la liste.

Vous pouvez donc enlever le message dans le troisième onglet de la boite de dialogue de validation :

Cependant vous perdez alors l’information que la saisie ne fait pas partie de la liste.
Pour éviter cela, nous allons ajouter la mise en forme conditionnelle suivante (2003 : menu Format, Mise en forme conditionnelle; 2007: Onglet Accueil)

On notera que C1 correspond à la cellule active, qui est ensuite “recopiée sur toute la plage”
Liste correspond à un nom définissant la liste des valeurs.

Cela vous permet maintenant d’avoir une liste, mais de pouvoir saisir n’importe quelle valeur, tout en ayant un indicateur sur la saisie, indicateur non intrusif comme un message.
Celà peut s’avérer très pratique lors de la saisie massive de données.

A bientôt.

Gaetan

Un post récapitulatif pour mes 10 fonctionnalités préférées sur Excel !

On va la faire à la MTV, en commençant par la fin !

10 – Les connecteurs pour dessiner efficacement et proprement
- Utilisation des connecteurs pour créer rapidement des dessins sur Excel :
2000 à 2003 : Affichage de la barre d’outils Dessin, puis :

2007 : dans l’onglet Insertion, sous “formes”. A noter que l’outil est beaucoup plus facile à utiliser sur 2003 que sous 2007 !

9-Copier une plage comme une image
Très utile pour copier des tableaux ou des graphiques comme des images (par exemple pour les coller ensuite dans powerpoint), voici la procédure :
2000-2003 : touche MAJ appuyée, puis Edition et choisir Copier une image…
2007 : Onglet Accueil, puis coller, en tant qu’image… et choisir copier comme image (au niveau de la logique MS, ca ressemble au bouton démarrer pour arrêter windows XP )

8-Ajuster les pages pour l’impression
Bien que relativement bien connu, cette astuce est néanmoins incontournable dès lors que l’on veut imprimer des tableaux. On peut ainsi laisser vide le nombre de pages en hauteur pour n’avoir qu’un ajustement sur la largeur !

7a-Créer très rapidement une série de noms
A partir des noms de lignes ou de colonnes d’un tableau, on peut ainsi très rapidement créer une série de noms.
2000-2003 : Menu Insertion, Noms, Créer…

2007 : Onglet Formules (et non plus insertion comme sous 2003), Créer à partir de la sélection:

7b-Toujours dans les noms, coller une liste avec leurs adresses
Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut bien sur que des noms aient été créés!
2000-2003 : facile d’accès : Insertion, nom, coller une liste

2007 : c’est très bien caché, car le nom de la fonctionnalité a été changé :

6-validation et zone nommée
C’est une astuce que j’utilise fréquemment pour faire référence à une liste se trouvant dans une autre feuille :
1- Nommer la liste (2000-2003: insertion, noms, définir / 2007: onglet formules, gestionnaire de noms)
2- Dans données validation, choisir liste et faire référence au nom:

5- Quelques fonctions favorites
Evidemment, on ne peut éviter sommeprod, qui peut compléter adéquatement somme.si, lorsqu’on doit gérer plusieurs critères. Dans Excel 2007, il faut aussi regarder somme.si.ens qui fonctionne sur le même principe.
J’adore aussi Decaler,notamment en lien avec des noms dynamiques (voir plus bas).
Finalement, les fonctions index et equiv et leurs combinaisons (à la place de recherchev).

4-Les tableaux croisés dynamiques
Si vous ne les connaissez pas et que vous utilisez des listes de données (une table dont la première ligne contient les en-tête pour chaque colonne), c’est un outil incontournable pour l’analyse. je n’ai pas le temps de développer ici (ca prendrait un cd complet !), mais voici l’instruction de base :
2000-2003 : Données – Rapport de tableaux croisés dynamiques
2007 : Insertion – Rapport de tableaux croisés dynamiques
On fait ensuite glisser les champs aux emplacements désirés (en champs de lignes, de colonnes, de données ou encore de pages pour filtrer les données).

3- Les noms dynamiques
Il s’agit de créer des noms avec la fonction DECALER qui permettent de s’ajuster aux données. Par exemple, créer un nom pour faire référence à la table contenant les données alimentant un tableau croisés dynamique.
On peut aussi utiliser des noms dynamiques pour des images ou encore pour des listes.
Pour un cours complet sur ces utilisations : cliquez ici

2- 2007 seulement – la punaise sur le nom du fichier
Uniquement sur 2007, en cliquant à droite du nom du fichier à partir du bouton office, on garde en permanence les fichiers qu’on utilise le plus.
Sous 2003, on peut aussi créer des raccourcis vers les fichiers les plus utilisés (dans l’explorateur windows), mais c’est moins rapide et intuitif.

1-Les raccourcis-clavier incontournables
Certainement l’astuce permettant de gagner le plus de temps, le raccourci-clavier:
ALT : en dessinant, qui permet de caler l’image sur les bords de la cellule
F4 : répéter la dernière action
F4 : dans une formule, ajouter/supprimer des $
F3 : dans une formule (ou ailleurs), insérer un nom. Aussi utile dans validation ou mise en forme conditionnelle
CTRL + G, U, I : respectivement Gras, Souligné (Underlined) et Italique
ALT + F11 : afficher VBE
CTRL + Entrée : en éditant une formule, ca permet de recopier sur toute la plage sélectionnée
CTRL + ; : : insérer la date et l’heure
Encore plus sur ce sujet : ici

Et voilà, bravo si vous avez tout lu !
Si vous avez votre propre liste (de 5 ou 10) ou que vous voulez compléter celle-ci, n’hésitez pas !

A bientôt.

Gaetan

Suite à la question d’une lectrice, voici un début de solution en vba à cette question, en vidéo et plus bas avec le texte (cliquer ici pour le fichier).

On va donc scanner l’ensemble des feuilles, puis des cellules de chaque feuille.
Pour chaque cellule, on va ensuite rechercher la présence de la chaine de caractère (le mot) et comptabiliser cette présence.

On met ceci dans une fonction, pour pouvoir l’utiliser facilement par la suite, par exemple si on veut faire des statistiques à partir d’une liste de mots à chercher.

Ca donne donc ceci.

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Sub recherche()
    MsgBox "Ce mot apparaît " & compte_occurence_mot(InputBox("Que recherchez vous ?", "Occurence")) & " fois."
End Sub
Function compte_occurence_mot(mot_que_l_on_recherche As String)
    Dim sh As Worksheet
    Dim cellule As Range
    Dim t As Integer
    Dim longueur_du_mot_que_l_on_cherche As Integer
    longueur_du_mot_que_l_on_cherche = Len(mot_que_l_on_recherche)
    'on scanne toutes les feuilles
    For Each sh In ThisWorkbook.Worksheets
        'On scanne toutes les cellules de la plage utilisé de la feuille
        For Each cellule In sh.UsedRange
            'On scanne toutes les lettres de la cellule
            If Not (IsError(cellule.Value)) Then
                For t = 1 To Len(cellule.Value)
                    'Si on trouve le mot recherché, on incrémente l'occurence
                    If Mid(cellule.Value, t, longueur_du_mot_que_l_on_cherche) = mot_que_l_on_recherche Then
                        compte_occurence_mot = compte_occurence_mot + 1
                    End If
            Next t
                End If
        Next cellule
    Next sh
End Function

Note : en utilisant la fonction application.find, on doit aussi y arriver, ca fera l’objet d’un prochain post
Note 2 : à la place de faire une recherche par cellule, on peut aussi créer un tableau en VBA (array), ce qui évite de devoir lire chaque cellule et donc on accélère la vitesse de la macro, là encore, ce sera pour une autre fois

Si vous voyez d’autres manières d’améliorer ce code, n’hésitez pas !

A bientôt

Gaëtan