Top 10 de mes fonctionnalités préférées, les connaissez-vous ?

Un post réca­pit­u­latif pour mes 10 fonc­tion­nal­ités préférées sur Excel !

On va la faire à la MTV, en com­mençant par la fin !

10 — Les con­necteurs pour dessin­er effi­cace­ment et pro­pre­ment
— Util­i­sa­tion des con­necteurs pour créer rapi­de­ment des dessins sur Excel :
2000 à 2003 : Affichage de la barre d’outils Dessin, puis :
connecteurs
2007–2013 : dans l’on­glet Inser­tion, sous “formes”.
A not­er que l’outil est beau­coup plus facile à utilis­er sur 2003 que sous 2007–2013 !
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9‑Copier une plage comme une image
Très utile pour copi­er des tableaux ou des graphiques comme des images (par exem­ple pour les coller ensuite dans pow­er­point), voici la procé­dure :
2000–2003 : touche MAJ appuyée, puis Edi­tion et choisir Copi­er une image…
2007–2013 : Onglet Accueil, puis coller, en tant qu’im­age… et choisir copi­er comme image (au niveau de la logique MS, ca ressem­ble au bou­ton démar­rer pour arrêter win­dows XP 😉 )
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8‑Ajuster les pages pour l’im­pres­sion
Bien que rel­a­tive­ment bien con­nu, cette astuce est néan­moins incon­tourn­able dès lors que l’on veut imprimer des tableaux. On peut ain­si laiss­er vide le nom­bre de pages en hau­teur pour n’avoir qu’un ajuste­ment sur la largeur !
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7a-Créer très rapi­de­ment une série de noms
A par­tir des noms de lignes ou de colonnes d’un tableau, on peut ain­si très rapi­de­ment créer une série de noms.
2000–2003 : Menu Inser­tion, Noms, Créer…
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2007–2013 : Onglet For­mules, Créer à par­tir de la sélec­tion:
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7b-Tou­jours dans les noms, coller une liste avec leurs adress­es
Pour utilis­er cette fonc­tion­nal­ité, il faut bien sur que des noms aient été créés!
2000–2003 : facile d’ac­cès : Inser­tion, nom, coller une liste
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2007–2013: c’est très bien caché par rap­port à 2003, car le nom de la fonc­tion­nal­ité a été changé :
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6‑validation et zone nom­mée
C’est une astuce que j’u­tilise fréquem­ment pour faire référence à une liste se trou­vant dans une autre feuille :
1- Nom­mer la liste (2000–2003: inser­tion, noms, définir / 2007–2013: onglet for­mules, ges­tion­naire de noms)
2- Dans don­nées val­i­da­tion, choisir liste et faire référence au nom:
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5- Mes fonc­tions de cal­culs préférées
Evidem­ment, on ne peut éviter SOMMEPROD, qui peut com­pléter adéquate­ment SOMME.SI, lorsqu’on doit gér­er plusieurs critères. Sur le même principe, dans Excel 2007–2010, SOMME.SI.ENS est devenu incon­tourn­able.
Pour 2003, j’adore DECALER,notam­ment en lien avec des noms dynamiques (voir plus bas).
Finale­ment, les fonc­tions INDEXet EQUIV et leurs com­bi­naisons (à la place de RECHERCHEV que je n’aime pas du tout ! 😉 ).

4‑Les tableaux croisés dynamiques
Si vous ne les con­nais­sez pas et que vous utilisez des listes de don­nées (une table dont la pre­mière ligne con­tient les en-tête pour chaque colonne), c’est un out­il incon­tourn­able pour l’analyse. je n’ai pas le temps de dévelop­per ici (ca prendrait un cd com­plet !), mais voici l’in­struc­tion de base :
2000–2003 : Don­nées — Rap­port de tableaux croisés dynamiques
2007–2013 : Inser­tion — Rap­port de tableaux croisés dynamiques
On fait ensuite gliss­er les champs aux emplace­ments désirés (en lignes, en colonnes, sur les don­nées ou encore dans la zone de fil­tre).

3- Les noms dynamiques (2000–2003) et les tables (2007–2013)
2000–2003 : Il s’ag­it de créer des noms avec la fonc­tion DECALER qui per­me­t­tent de s’a­juster aux don­nées. Par exem­ple, créer un nom pour faire référence à la table con­tenant les don­nées ali­men­tant un tableau croisés dynamique.
On peut aus­si utilis­er des noms dynamiques pour des images ou encore pour des listes.
Pour un cours com­plet sur ces util­i­sa­tions : cliquez ici
2007–2013 : Il est main­tenant beau­coup plus facile de créer un nom dynamique, il suf­fit sim­ple­ment de met­tre la plage sous la forme d’une table, puis de nom­mer cette plage. On peut aus­si utilis­er le nom de cette table, mais pas dans tous les cas (val­i­da­tions avec liste, par exem­ple).

2- 2007–2013 seule­ment — la punaise sur le nom du fichi­er
Unique­ment sur 2007–2013, en cli­quant à droite du nom du fichi­er à par­tir du bou­ton office/menu fichi­er, on garde en per­ma­nence les fichiers qu’on utilise le plus.
Sous 2003, on peut aus­si créer des rac­cour­cis vers les fichiers les plus util­isés (dans l’ex­plo­rateur win­dows), mais c’est moins rapi­de et intu­itif.

1‑Les rac­cour­cis-clavier incon­tourn­ables
Cer­taine­ment l’as­tuce per­me­t­tant de gag­n­er le plus de temps, le rac­cour­ci-clavier:
ALT : en dessi­nant, qui per­met de caler l’im­age sur les bor­ds de la cel­lule
F4 : répéter la dernière action
F4 : dans une for­mule, ajouter/supprimer des $
F3 : dans une for­mule (ou ailleurs), insér­er un nom. Aus­si utile dans val­i­da­tion ou mise en forme con­di­tion­nelle
CTRL + G, U, I : respec­tive­ment Gras, Souligné (Under­lined) et Italique
ALT + F11 : affich­er VBE
CTRL + Entrée : en édi­tant une for­mule, ca per­met de recopi­er sur toute la plage sélec­tion­née
CTRL + ; : : insér­er la date et l’heure
Encore plus sur ce sujet : ici ou

Et voilà, bra­vo si vous avez tout lu !
Si vous avez votre pro­pre liste (de 5 ou 10) ou que vous voulez com­pléter celle-ci, n’hésitez pas !

A bien­tôt.

Gaë­tan

En cadeau de bien­v­enue : les 7 com­bi­naisons de touch­es indis­pens­ables sur Excel
Pour marque-pages : permalien.

5 réactions à Top 10 de mes fonctionnalités préférées, les connaissez-vous ?

  1. SARDIN Christian a écrit:

    Bon­soir,

    un truc que j’adore, c’est le “+” en coin inférieur droit de cel­lule qui per­met de recopi­er un con­tenu par gliss­er de la souris, mais surtout, par dou­ble clic de faire cette recopie à toutes les cel­lules en dessous, tant qu’il y a des don­nées dans la cel­lule à gauche.
    Un autre truc, le copi­er d’une cel­lule qui peut être directe­ment col­lé dans une zone de taille quel­conque sauf fusion (éventuelle­ment col­lage spé­cial / valeurs pour résis­ter aux pb de for­mules)
    Dans le col­lage spé­cial, juste­ment, la pos­si­bil­ité de multiplier/additionner etc…

    Et, plus par­ti­c­uli­er, pour ceux qui ont des classeurs avec plusieurs feuilles dont au moins une par­tie de la struc­ture est posi­tion­née de la même manière (ligne et cel­lule), ce que j’ap­pellerais le car­bon-copy. En sélec­tion­nant plusieurs feuilles, on peut écrire sur une cel­lule dans toutes les feuilles en même temps, ou la met­tre en forme…

    … Et encore mer­ci de ton boulot et de ta péd­a­gogie.

  2. site admin a écrit:

    Oui, le “+” (poignée de recopie aurait été ma 11ème préférence 😉

    Pour les feuilles sélec­tion­nées en même temps, il faut être très atten­tif à ne pas faire de cat­a­stro­phe, car tout se repro­duit sur l’ensem­ble. Donc c’est une fonc­tion­nal­ité à manier avec beau­coup de pré­cau­tion, mais qui peut effec­tive­ment être très utile !

    A bien­tôt et mer­ci pour les com­pli­ments 🙂

    Gae­tan

  3. Michel Bardel a écrit:

    5. J’aime beau­coup qui sélec­tione la dernière cel­lule non vide d’une colonne.
    Avec en plus, on a la selec­tion jusqu’en bas de la colonne.
    Très par­tique pour les grands tableaux.

    4. J’aime aus­si beau­coup les recherch­es de cel­lules filles ou mères pour détecter les prob­lèmes dans un tableau de cal­cul, (Out­ils | Audit de for­mules | Repér­er les antécé­dents) de même que le cal­cul pas-à-pas d’une for­mule (Out­ils | Audit de for­mules | Eval­u­a­tion de for­mule), pra­tique pour véri­fi­er des tests, en par­ti­c­uli­er.

    3. Manip­u­lant de grands tableaux, j’aime aus­si mod­i­fi­er la mise en page en déplaçant sim­ple­ment les traits pointil­lés bleus qui appa­rais­sent en mode “Affichage | Aperçu des sauts de page”.

    2. Tou­jours pour mes grands tableaus, la fonc­tion (Don­nées | Fil­ter | Fil­tre automa­tique) est telle­ment agréable pour trou­ver les lignes qui répon­dent à quelques critères par­ti­c­uliers…

    1. Mais la fonc­tion qui me rav­it, c’est (Out­ils | Valeur cible…) pour trou­ver l’en­trée qui don­nera le bon résul­tat après une suc­ces­sion de cal­culs com­pliqués. Ca me fait tou­jours un grand bon­heur.

  4. Michel Bardel a écrit:

    J’ai fait la sot­tise de met­tre des “plus grand que” que la page a inter­prété comme des codes html.
    Ma pre­mière fonc­tion c’est con­trol + flèche vers le bas, à laque­lle on peut ajouter shift pour sélec­tion­ner jusqu’en bas d’une colonne.

  5. Gaetan Mourmant a écrit:

    Pour le 1, on peut aus­si regarder du coté du solveur qui per­met de faire ce genre de cal­cul de manière beau­coup plus com­plexe (max­imi­sa­tion sous con­traintes, par exem­ple).

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