Les 7 péchés capitaux d’Excel, ignorez le 6ème et vous êtes viré !

Excel est très répandu, mais il peut aussi être la source de très gros problèmes.
Voici 7 péchés capitaux à absolument éviter sous Excel.

1/ N'essayez surtout pas d'apprendre l'utilisation du $
pour figer les cellules, c'est bien trop complexe !
Le signe du $ est essentiel dès que vous devez écrire des formules.
Il permet de figer une ligne ou une colonne, ainsi, lorsque vous recopiez les cellules vers le bas, la cellule figée reste la même.
Astuce : sélectionnez une adresse dans la formule et utilisez la touche F4 pour ajouter ou supprimer des $

2/ N'utilisez aucun nom, comme ça, ce serait trop facile à comprendre
A partir du moment où une cellule ou une plage sera figée dans une formule, nommez cette plage et utilisez ce nom dans la formule. Dans la majorité des cas, cela rendra la feuille de calcul beaucoup plus compréhensible. En fonction des situations, cela remplace l'utilisation du $.
Pour ajouter rapidement un nom, sélectionner la cellule ou la plage, inscrivez le nom dans la zone de nom et appuyez sur Entrée.
Alternativement, vous pouvez aussi utiliser le gestionnaire de noms.
Astuce : à partir de la sélection, vous pouvez créer hyper-rapidement des dizaines ou centaines de noms.

3/ Ne commentez aucune formule complexe,
encore moins la structure du fichier et l'organisation du flux des calculs
Bien évidemment, dès qu'une formule devient complexe, il est essentiel de la commenter. Vous pouvez utiliser les commentaires, ou bien créer une feuille à part servant à la documentation.

4/ Créez des formules très longues et absolument illisibles
Au lieu de laisser une formule très longue complétement illisible sur une seule ligne, pourquoi ne pas utiliser :
- ALT+ Entrée pour ajouter un saut de ligne dans la formule
- Des espaces pour simuler une indentation

5/ Ne vérifiez pas vos calculs de deux manières différentes.
Bien sur, ça demande plus de travail, mais si vous avez un tableau à double entrée, vérifiez la somme verticalement ET horizontalement !
Une autre astuce bien pratique est d'utiliser les informations en bas à droite du classeur, par exemple, pour calculer la somme de la sélection.

6/ Envoyer un tableau croisé dynamique à votre fournisseur... avec toutes les données de votre entreprise.
Cette erreur est équivalent à la peine de mort !
Avec un tableau croisé dynamique, vous pouvez vous connecter à une base de données externes, mais si vous ne faîtes pas attention et que vous copiez coller le tableau dans un autre classeur, vous copiez aussi les données. Faites un double clic sur le total du TCD pour voir si c'est le cas ou non ! Bien sur, ça fonctionne en sens inverse, si vous recevez un TCD, faites le test du double clic de la mort sur une cellule !
Astuce : copier coller en valeurs, puis copier-coller en format pour rendre plus inoffensif votre tableau. Évidemment, vous perdez l'interactivité au passage.


Alternativement, vous pouvez aussi coller en image.

7/ Ne rafraichissez pas votre tableau avant la présentation de votre boss à son meilleur client
C'est aussi une erreur avec très périlleuse, puisque les données sont non actualisées.
Astuce : dans les options du tableau croisé dynamique, vous pouvez choisir d'actualiser les données à l'ouverture.


Vous pouvez aussi ajouter une procédure événementielle qui rafraichira le TCD à chaque fois que la feuille est activé.
Voir ici : https://www.xlerateur.com/vba-excel/2006/04/01/actualiser-un-tcd-lors-de-la-selection-dune-feuille-81/
A vous de choisir la meilleure solution en fonction de la taille et de la durée d'actualisation de vos TCD.

En espérant que vous ne finirez pas dans l'enfer des feuilles de calcul, je vous souhaite une excel-lente journée !

N'hésitez pas à confesser vos propres péchés ! Je suis sur qu'il y a de quoi écrire un roman !

Gaëtan Mourmant
PS : la photo en haut à droite provient de http://www.exceluser.com/formulas/index.htm