Quatre conseils pour des fichiers Excel très lents

Bon­jour à tous,

Je viens de pass­er une demi-journée à opti­miser un fichi­er extrême­ment lent — que je n’ai pas créé :-).
Pour chaque nou­velle entrée, on doit lit­térale­ment atten­dre 10 sec­on­des avant de récupér­er la main !

Voici une petite syn­thèse des points à véri­fi­er :
— Évidem­ment, on com­mence par véri­fi­er les cal­culs et on les opti­mise. Si ca n’est pas pos­si­ble, on peut pass­er en mode manuel, mais per­son­nelle­ment, je préfère opti­miser les for­mules à la place. Par exem­ple, des Somme.Si.Ens à la place des for­mules matricielles.

— Présence de mis­es en forme con­di­tion­nelles. Celles-ci, depuis Excel 2007, ont ten­dance à s’ac­cu­muler dès que l’on fait des copi­er-coller en con­ser­vant le for­mat.
Voir ici pour plus de détails.

— Présence de liens externes, à la fois dans des for­mules, mais aus­si dans des noms. Il y a plusieurs écoles, mais j’évite les liens externes au max­i­mum, surtout si on doit en met­tre beau­coup. Si on n’a pas le choix en terme d’or­gan­i­sa­tion des fichiers, je préfère une solu­tion de con­nex­ion à des don­nées externes pour rap­a­tri­er une table, et l’ac­tu­alis­er à l’ou­ver­ture.

— Il sem­blerait — mais je n’ai pas poussé l’analyse — que faire des liens sur des fichiers stock­és dans une drop­box ralen­tisse le sys­tème.

Mal­heureuse­ment, la liste est loin d’être exhaus­tive !

N’hésitez pas à partager vos trou­vailles !

A bien­tôt.

Gaë­tan

En cadeau de bien­v­enue : les 7 com­bi­naisons de touch­es indis­pens­ables sur Excel

Copier vers le bas dans un tableau Excel : Ctrl+B

Suite à mon dernier post sur les dan­gers d’un copi­er coller dans une zone fil­trée, voici com­ment Céline (for­ma­trice au Québec) s’y prend :

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Voici le tableau de don­nées.

Dans la colonne Poste, nous allons rem­plac­er Secré­taire par Adjointe-admin­is­tra­tive.
ctrl-b-1 1

Voici le tableau avec la colonne Poste fil­trée sur Secré­taire.
ctrl-b-2 1 1

Dans la pre­mière ligne, colonne Poste, rem­placez Secré­taire par Adjointe-admin­is­tra­tive.
ctrl-b-3 1

Sélec­tion­nez les cel­lules de la colonne Poste sauf le titre. Remar­quez la flèche noire vous indi­quant où cliquez pour sélec­tion­ner les cel­lules de la colonne Poste du tableau et non les cel­lules de la colonne G.
ctrl-b-4 1

Appuyez sur les touch­es Ctrl+B (B pour Bas) pour copi­er sur toutes les cel­lules vis­i­bles de la colonne Poste.
ctrl-b-5 1

Voici le tableau où Secré­taire a été rem­placé par Adjointe-admin­is­tra­tive.
ctrl-b-6 1

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Mer­ci Céline, et à bien­tôt.

Gaë­tan

En cadeau de bien­v­enue : les 7 com­bi­naisons de touch­es indis­pens­ables sur Excel

Video — Une erreur qui peut coûter très cher

filtre-copier-coller 1Bon­jour à tous,

Je décris ici une erreur qui peut coûter très cher, car pas tou­jours détectable, et avec des con­séquences poten­tielle­ment dra­ma­tiques.

En résumé, il faut éviter de copi­er-coller des don­nées dans des tables fil­trées, car même les lignes fil­trées peu­vent être impactées.

Cela vient d’ar­riv­er coup sur coup à deux de mes clients, la semaine dernière et ce matin même, donc je préfère partager l’in­for­ma­tion.

Ci-dessous, une petite vidéo de syn­thèse :

A bien­tôt.

Gaë­tan

En cadeau de bien­v­enue : les 7 com­bi­naisons de touch­es indis­pens­ables sur Excel